Het plan van aanpak om de gemeentelijke herindeling per 1 januari 2010 voor te bereiden is in concept gereed. Het stuk wordt in september ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.
Het plan van aanpak heeft als titel ‘Bouwen aan een bestuurskrachtige en duurzame Groene Hartgemeente’. In het stuk staat welke voorbereidende werkzaamheden verricht moeten worden om van de herindeling een succes te maken. Het plan van aanpak is een procesplan, in het stuk worden geen keuzes gemaakt ten aanzien van de inrichting van de nieuwe gemeente. Om de voorbereidingen planmatig en gestructureerd aan te pakken is een projectorganisatie in het leven geroepen. Het hoogste orgaan daarvan is de stuurgroep waarin de burgemeesters zitting hebben aangevuld met een wethouder. Loenen heeft voorlopig besloten aan de zijlijn te blijven staan. De stuurgroep, onder voorzitterschap van burgemeester M. Burgman van De Ronde Venen, is verantwoordelijk voor alle aspecten van het fusieproces zoals dat in het plan van aanpak staat beschreven.
Daarnaast wordt er een projectgroep geformeerd waarin de gemeenten twee vertegenwoordigers hebben, de gemeentesecretarissen aangevuld met een lid van het managementteam. De projectgroep is voornamelijk belast met de voorbereiding van besluiten die door de stuurgroep moeten worden genomen. De projectgroep staat onder voorzitterschap van een extern te werven projectleider. Verder worden tien werkgroepen in het leven geroepen die voorbereidingen zullen treffen voor de harmonisatie van werkprocessen, beleid en regelgeving. De werkgroepen zijn onder andere actief op het gebied van welzijn, ruimte, P&O, financiën en huisvesting.
De gemeenteraden wordt geadviseerd een klankbordgroep te vormen bestaande uit drie raadsleden per gemeente. De klankbordgroep heeft onder andere als taak de stuurgroep te adviseren en regelmatig informatiebijeenkomsten te organiseren voor alle raadsleden. In het plan van aanpak wordt het belang benadrukt van goede interne en externe communicatie en wordt nadrukkelijk gekeken hoe inwoners, verenigingen en instellingen bij het proces kunnen worden betrokken. Ook wordt benadrukt dat de gezamenlijke ondernemingsraden en de vakbonden een belangrijke rol spelen in het proces om de belangen van de medewerkers van de gemeenten te waarborgen.
De aanpak moet er toe leiden dat op 1 januari 2010 de nieuwe gemeente een vliegende start maakt en dat de inwoner zo weinig mogelijk merkt van het fusieproces. Ook moet er op die datum een tijdschema en protocol liggen aan de hand waarvan alle regelingen, verordeningen en beleidsregels kunnen worden geharmoniseerd. De nieuwe gemeenteraad, waarvoor de verkiezingen in november 2009 zullen plaats vinden, zal over die harmonisatie moeten besluiten.
