Een rechtspersoon dient -al dan niet beknopte- jaarcijfers te deponeren bij de Kamer van Koophandel, uiterlijk binnen 13 maanden na afloop van ieder boekjaar. Dus als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar dan dienen de jaarcijfers over 2010 uiterlijk eind deze maand te zijn gedeponeerd.
In de wet is bepaald dat het niet of niet tijdig deponeren van jaarcijfers wordt aangemerkt als onbehoorlijk bestuur. Het alsnog (maar te laat) deponeren neemt dat feit niet weg. De belastingdienst kan een verzuimboete opleggen, maar in de praktijk gebeurt dat niet. Vraag me niet waarom, het lijkt ook mij namelijk niet de lastigste operatie.
Het wordt vervelender als de vennootschap failleert binnen 3 jaar nadat er te laat is gedeponeerd. Ook al is er dan inmiddels al weer 2 jaar achter elkaar wél tijdig gedeponeerd. Onbehoorlijke bestuur kan leiden tot persoonlijke aansprakelijkheid van het bestuur voor het tekort in het faillissement. Het privévermogen van het bestuurder kan alsdan door de curator worden aangesproken om de schuldeisers van de failliete vennootschap te voldoen. In de praktijk blijkt zo'n actie van de curator regelmatig zelden succesvol. Met andere woorden: één keer te laat deponeren kan leiden tot 3 jaar lang privéaansprakelijkheid van het bestuur.
Tot zover de uiterste termijn van 13 maanden. Velen denken dat dit de enige termijn is maar dat is niet zo. Daarom eerst een rekensommetje met de componenten van de wettelijke termijnen, uitgaande van een boekjaar dat eindigde op 31 december 2010. Het bestuur van een vennootschap dient de jaarrekening op te maken binnen 5 maanden, dus uiterlijk eind mei 2011. Vervolgens mag de aandeelhoudersvergadering (AvA) er maximaal 2 maanden over doen om de jaarrekening vast te stellen en dan zitten we op eind juli 2011. Aansluitend dient deponering van de jaarcijfers plaats te vinden en wel binnen 8 dagen na deze vaststelling. Op 7 augustus 2011 behoorden dus de jaarcijfers 2010 bij de KvK te zijn gedeponeerd. Waar komt dan die 13 maanden, 31 januari 2012, vandaan? Die ontstaat door de mogelijkheid van de AvA om aan het bestuur uitstel te verlenen voor het opmaken van de jaarrekening met maximaal 6 maanden. De AvA moet dan wel vóór eind mei 2011 een formeel besluit hebben genomen (ondertekende notulen) onder opgave van de bijzondere reden waardoor het niet mogelijk was om de jaarrekening binnen 5 maanden op te maken.
Zo wordt 7 augustus 2011 opgerekt naar 7 februari 2012 en vervolgens weer ingekort naar 31 januari 2012 door de uiterste termijn van 13 maanden.
Als dit formele besluit er niet is, of de bijzondere reden ontbreekt, dan behoorden de jaarcijfers op 8 augustus 2011 bij de KvK te zijn gedeponeerd en is 31 januari a.s. dus gewoon te laat. Dit is ook het geval als de jaarrekening tijdig wordt opgemaakt, tijdig wordt vastgesteld maar de jaarcijfers pas in januari 2012 worden verstuurd naar de KvK. De gevolgen bij een faillissement zijn ook dan dat de bestuurders persoonlijk aansprakelijk kunnen worden gesteld voor het tekort in het faillissement.
